Je bedrijf groeit en het gaat goed. Je hebt meer aanvragen, meer klanten en meer medewerkers. En daarmee ook meer vragen, meer verantwoordelijkheid en meer gedoe.
Je moet steeds harder werken om alles bij te houden, want alles verloopt via jou.
Misschien herken je dit:
Je omzet groeit, maar jij hebt het drukker dan ooit. Je staat altijd aan en je hebt het gevoel dat je er altijd moet zijn.
Veel ondernemers denken dan:
“Het is nu hard werken, later kan ik het rustiger aan doen”
Maar je weet dat dit niet zo is. Zolang er niets verandert, blijf je steeds meer en harder werken om alles bij te houden. Tot je op een punt bent dat je alleen nog maar werkt en geen tijd meer hebt voor je gezin, familie, vrienden en gezondheid. Met alle gevolgen van dien.
Zo hoeft het niet te zijn. Je kunt een team en bedrijf bouwen dat ook goed werkt als jij er niet constant bent. Sterker nog, dat zou het doel moeten zijn van je onderneming.
Waarom ondernemers vastlopen zodra het team groeit
In het begin werkt bijna ieder bedrijf informeel. Je hebt een klein team waarin iedereen weet wat er moet gebeuren. De onderlinge communicatie is snel en direct. Alles wat er moet gebeuren zit in je hoofd en dat werkt prima.
Maar ergens ontstaat er een punt dat dit niet meer werkt. Er zijn te veel klanten en medewerkers bij gekomen. Die groei leidt tot complexiteit.
Je moet nu met veel meer mensen communiceren, meer beslissingen nemen, meer fouten herstellen en meer processen managen. Wat je vroeger even snel regelde, lukt nu niet meer. Het is gewoon te veel om te overzien.
Het gevaar van impliciete kennis
Veel MKB-bedrijven draaien jarenlang op impliciete kennis. De ondernemer weet precies wat klanten willen en hoe problemen moeten worden aangepakt. En ook welke kwaliteit er moet zijn, welke prioriteiten belangrijk zijn en hoe je beslissingen neemt.
Maar het team heeft die kennis allemaal niet. Ze weten niet wat jij allemaal in je hoofd hebt zitten.
Ze hebben wel een idee van wat er verwacht wordt, maar er zijn geen duidelijke afspraken. Ook zijn er geen duidelijke kaders en processen. Daardoor nemen medewerkers geen beslissingen en maken ze fouten die makkelijk te voorkomen zijn.
Je team is volledig afhankelijk van jou. Dat wil je veranderen.
Jij bent de bottleneck
Je werkt keihard en je hebt het beste met iedereen voor. Maar alles moet via jou, anders gebeurt er niets of gaat het mis.
Dit zijn signalen van het feit dat jij de bottleneck van je bedrijf bent:
Als je dit herkent, dan is het hoog tijd om te werken aan je strategie, structuur en systemen.
Waarom brandjes blussen fijn voelt
Voordat we kijken naar de oplossing voor je probleem, eerst nog dit: het oplossen van al die problemen voelt fantastisch. Jij bent degene die elke klant kent, die weet wat ze willen en je bent de absolute expert. Jij kunt elk probleem oplossen.
Zo ben je succesvol geworden en daar ben je trots op. Op de korte termijn werkt dit vaak goed. Je ziet problemen snel, neemt verantwoordelijkheid en lost het op.
Maar op de lange termijn creëer je een team dat volledig afhankelijk is van jou. Elke keer dat jij ingrijpt en zaken regelt, laat je aan je medewerkers zien dat alles via jou gaat.
Zo blijf jij altijd druk en dat is geen goede deal.
De ondernemer als held versus de dirigent
Veel MKB-bedrijven hebben een eigenaar die de rol van held heeft.
De ondernemer redt alles. Dat voelt heel krachtig, maar het schaalt slecht.
Een succesvolle ondernemer transformeert van held naar dirigent. Een dirigent zorgt voor systemen en voor een team van professionals die optimaal samenwerkt.
Op die manier creëer je een bedrijf met:
De ondernemer orkestreert het geheel en het team zorgt voor de uitvoering.
Waarom medewerkers geen verantwoordelijkheid nemen
Ondernemers klagen wel eens dat medewerkers geen eigenaarschap laten zien. Dan hoor je uitspraken als: “zij voelen er niks van als het mis gaat” of “zij gaan om 17 uur weer gewoon naar huis”.
Die gedachten zijn begrijpelijk. Maar eigenaarschap ontstaat niet spontaan. Als ondernemer en leider heb je hier een allesbepalende rol in. Jij bepaalt namelijk of je medewerkers überhaupt eigenaarschap kunnen pakken. Dat doen ze pas als jij de juiste omstandigheden faciliteert.
Wat zijn dan die omstandigheden? Denk aan:
Anders gezegd: je wil ervoor zorgen dat je medewerkers worden gesteund in hun psychologische basisbehoeften. Autonomie, binding en competentie. Hoe beter je dit doet, hoe meer verantwoordelijkheid zij nemen.
Onduidelijkheid kost meer dan incompetentie
Er is zelden een gebrek aan kennis en vaardigheden. Medewerkers weten heel goed hoe ze problemen moeten oplossen.
Maar krijgen ze daar de kans voor?
Als er geen glasheldere afspraken zijn over wat er verwacht wordt, dan gaat het mis. Er ontstaan misverstanden, fouten en frustraties. Dat is natuurlijk zonde en onnodig.
Maak dus altijd duidelijke afspraken: wie doet wat? Welke mijlpalen zijn er? Hoe informeer je elkaar? Wat is de deadline?
Discipline en structuur geven vrijheid
Discipline schrikt mensen soms af. Al die regels leiden tot bureaucratie is dan het argument.
Maar ik kan je garanderen dat structuur en discipline het tegenovergestelde doen.
Een duidelijke structuur zorgt voor:
Principes, standaarden en protocollen geven veel duidelijkheid. En binnen die kaders kun je optimaal presteren. Dat is ook precies waarom top teams werken met vaste structuren. Denk aan piloten, artsen en special forces.
De belangrijkste structuren in een groeiend bedrijf
Iedereen moet weten waar hij/zij verantwoordelijk voor is, welke beslissingen zelfstandig mogen worden genomen en waar jij je medewerkers op beoordeelt.
Geen eindeloze, willekeurige stroom aan vragen. Maar wel een weekstart of briefing, KPI-overleggen en een afspraken- en besluitenlijst.
Je hoeft echt niet alles vast te leggen. Maar voor de belangrijkste processen in je bedrijf leg je vast wat de principes en kaders zijn, zodat fouten worden voorkomen en alle belangrijke processen makkelijk overdraagbaar zijn.
Het moet duidelijk zijn wie welke beslissingen mag nemen. Dan kunnen medewerkers zelfstandig goede beslissingen nemen voor zover zij dat zelf mogen. En dan is ook duidelijk voor welke vragen en problemen ze naar jou moeten komen en hoe ze dat moeten doen.
Werken in je bedrijf versus aan je bedrijf
Je kunt de hele dag druk zijn met zaken in je bedrijf. Vragen beantwoorden, klanten te woord staan, problemen oplossen en brandjes blussen. Je werkt heel hard, maar het is de vraag of je ook werkt aan een duurzame toekomst.
De volgende fase vraagt iets anders van je. Niet nog harder werken, maar een systeem en structuren bouwen. Als jij de juiste hefboomtaken weet te vinden, dan kun je in minder tijd nog meer resultaat realiseren. En dan kun je je medewerkers inzetten voor de taken waar zij heel goed in zijn. Misschien wel beter dan jijzelf.
De grote verschuiving
Je gaat van:
Naar:
Praktisch stappenplan naar meer rust en resultaat
Stap 1: analyseer waar de afhankelijkheden zitten
Stap 2: verantwoordelijkheden uitwerken
Stap 3: vaste ritmes
Stap 4: werk processen en principes uit
Stap 5: creëer leiders
Rust komt niet vanzelf
Je hoopt misschien dat je meer rust krijgt zodra er meer medewerkers zijn, de omzet groeit en het minder druk wordt. Maar dit is een eindeloze vicieuze cirkel. Zonder structuur en systemen groeit de chaos gewoon mee.
Meer mensen zonder structuur betekent: meer fouten, meer miscommunicatie, meer gedoe.
Hoe krijg je dan wel meer rust?
En jij die van inhoudelijk expert naar leider transformeert. Jij bent het plafond van je bedrijf. Als je iets anders wil hebben dan je nu hebt, dan begint de verandering bij jou.
Dus:
als alles via jou gaat, blijf je het eindeloos druk hebben. Er komt geen einde aan deze vicieuze cirkel.
De oplossing is een bedrijf met een strategie, structuren en systemen als fundament. En een ondernemer die zich hierin opstelt als een leider.
Het doel is om te winnen op alle fronten: een waardevol bedrijf, financieel welzijn, liefdevolle relaties en een goede gezondheid.
Kun je hulp gebruiken bij het implementeren van die strategie, structuren en systemen?
Boek dan een gratis strategie sessie. In 60 minuten bepalen we samen jouw belangrijke knelpunten en mogelijke oplossingen.